Dernière mise à jour 22 septembre 2026

Objet et responsable du traitement

La présente politique explique comment EMEMORIA traite les données personnelles dans le cadre du site, de l’application et des services NEVIA. EMEMORIA, SAS au capital de 1 800 euros, dont le siège est situé Entrée G1 La Croix Rouge, 2 rue Jean de la Fontaine, 84100 Orange, agit en qualité de responsable du traitement pour la gestion des comptes, abonnements, commandes, assistance, sécurité et relation commerciale.

Pour certains contenus confiés par un utilisateur concernant des tiers, EMEMORIA fournit l’infrastructure et applique les instructions de l’utilisateur dans la limite du service. La qualification exacte des rôles doit être confirmée par une analyse des parcours et contrats, notamment pour les futures offres professionnelles.

À COMPLÉTER — Adresse de contact vie privée et, si désigné, coordonnées du délégué à la protection des données.

Données traitées

• Catégorie : Compte et identité — Exemples : Nom, prénom, adresse électronique, téléphone, identifiants, date de création, vérifications de sécurité.
• Catégorie : Commande et facturation — Exemples : Adresse, offre, options, factures, remboursements, statut de paiement, référence de mandat SEPA. NEVIA ne doit pas conserver les données complètes de carte.
• Catégorie : Contenus — Exemples : Photographies, vidéos, sons, documents, métadonnées, albums, tags, arborescences et informations saisies par l’utilisateur.
• Catégorie : Partage et transmission — Exemples : Invités, bénéficiaires, héritiers désignés, personne de confiance, permissions, preuves de notification et pièces justificatives successorales.
• Catégorie : Numérisation — Exemples : Bon de commande, quantité et type de supports, adresses d’expédition et retour, suivi, fichiers numérisés et instructions de restauration.
• Catégorie : Utilisation et sécurité — Exemples : Adresse IP, appareils, navigateur, journaux de connexion, actions sensibles, erreurs et événements de sécurité.
• Catégorie : Assistance et communication — Exemples : Messages, pièces jointes, appels, préférences marketing et historique du support.

Finalités et bases juridiques

• Finalité : Créer et administrer le compte, stocker, afficher, partager et restituer les contenus — Base juridique : Exécution du contrat — Durée indicative : Durée du contrat puis phase d’export, grâce et suppression définie aux CGV.
• Finalité : Gérer l’abonnement, les options, paiements, remboursements et factures — Base juridique : Contrat et obligations légales — Durée indicative : Données contractuelles 5 ans ; pièces comptables et factures 10 ans.
• Finalité : Exécuter la numérisation et la logistique aller retour — Base juridique : Contrat — Durée indicative : Durée de la commande puis délais légaux ; copies de travail supprimées selon le délai annoncé.
• Finalité : Sécuriser le service, prévenir la fraude, journaliser les accès et incidents — Base juridique : Intérêt légitime et obligations de sécurité — Durée indicative : Durée proportionnée au risque ; politique interne à formaliser.
• Finalité : Répondre au support et aux réclamations — Base juridique : Contrat ou intérêt légitime — Durée indicative : Durée du traitement puis archivage probatoire adapté, en principe jusqu’à 5 ans.
• Finalité : Envoyer des communications relatives au service — Base juridique : Contrat ou intérêt légitime — Durée indicative : Durée du compte et jusqu’à extinction des obligations.
• Finalité : Prospection électronique — Base juridique : Consentement, ou intérêt légitime dans les limites légales pour clients — Durée indicative : Jusqu’au retrait ou 3 ans après la fin de la relation ou le dernier contact pertinent.
• Finalité : Mesurer l’audience — Base juridique : Consentement, sauf outil strictement exempté configuré selon les critères de la CNIL — Durée indicative : Selon le traceur, sans dépasser les durées annoncées dans la politique cookies.
• Finalité : Gérer le décès et les demandes successorales — Base juridique : Contrat, obligation légale et intérêt légitime — Durée indicative : Temps de vérification et d’exécution, puis archivage probatoire.

Contenus concernant d’autres personnes

L’utilisateur doit disposer d’un fondement lui permettant de déposer, organiser ou partager des contenus concernant d’autres personnes. Il lui appartient de respecter leur vie privée, leur droit à l’image et, lorsqu’il s’agit de mineurs, les règles liées à l’autorité parentale. NEVIA n’utilise pas les contenus privés à des fins publicitaires et ne les vend pas.

Intelligence artificielle et données sensibles

Les fonctions de classement, recherche, amélioration ou tag par intelligence artificielle sont optionnelles lorsqu’elles impliquent une analyse approfondie du contenu. Avant activation, l’interface doit indiquer le fournisseur, les données envoyées, la finalité, la région de traitement, la durée de conservation et si les données servent ou non à entraîner des modèles.

Aucune fonction de reconnaissance faciale visant à identifier une personne de manière unique ne doit être activée sans analyse juridique et technique dédiée, base valable au titre des données biométriques, information spécifique, mesures de sécurité renforcées et, lorsque nécessaire, analyse d’impact. Le simple regroupement de visages peut également nécessiter cette analyse selon sa mise en œuvre.

Destinataires et sous traitants

L’accès est limité aux personnes habilitées d’EMEMORIA et aux prestataires nécessaires au service : hébergement, stockage, paiement, courrier électronique, assistance, transport, numérisation, sécurité, mesure d’audience et, si activée, intelligence artificielle. Ils reçoivent uniquement les données nécessaires à leur mission et sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité.

À COMPLÉTER — Insérer la liste réelle des sous-traitants, leur rôle, leur pays et les garanties de transfert. Ne pas publier une liste supposée.

Localisation et transferts

NEVIA privilégie un hébergement dans l’Union européenne. Si un prestataire traite des données hors de l’Espace économique européen, EMEMORIA met en place un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types, accompagné si nécessaire de mesures supplémentaires. La liste des pays et mécanismes peut être obtenue auprès du contact vie privée.

À COMPLÉTER — Confirmer les régions exactes pour l’application, les sauvegardes, l’IA, le support, l’email et le paiement.

Durées de conservation et sort des contenus

Les contenus sont conservés pendant l’abonnement. Après résiliation ou défaut de paiement, l’accès, l’export, la suspension, la conservation temporaire et la suppression suivent les CGV et les informations affichées dans le compte. Les délais techniques de purge des sauvegardes sont distincts du délai pendant lequel le client peut récupérer ses données.

À COMPLÉTER — Valider la règle commerciale : délai de grâce envisagé de 3 mois, conservation supplémentaire envisagée de 24 mois, coût éventuel de réactivation et délai de purge des sauvegardes. Ces valeurs doivent être identiques partout.

Les copies techniques créées pour une numérisation sont supprimées une fois la livraison acceptée et le délai de contestation expiré, selon une durée communiquée au client. Les pièces comptables sont conservées dix ans. Les données nécessaires à la preuve d’un contrat peuvent être archivées pendant cinq ans. Ces archives sont isolées et accessibles aux seules personnes habilitées.

Sécurité

EMEMORIA met en œuvre des mesures adaptées aux risques : chiffrement des flux, contrôle des accès, journalisation des opérations sensibles, sauvegardes, séparation des environnements, mises à jour, surveillance et procédures d’incident. Aucun système ne garantit un risque nul. L’utilisateur protège ses identifiants, active les mécanismes de sécurité proposés et conserve une copie indépendante de ses contenus essentiels.

Droits des personnes

Selon le traitement, toute personne peut demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou l’opposition, retirer son consentement à tout moment et définir des directives relatives au sort de ses données après son décès. Le retrait du consentement ne remet pas en cause les traitements antérieurs licites.

Une demande peut nécessiter une preuve d’identité proportionnée au doute. EMEMORIA répond en principe dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe ou nombreuse, avec information du demandeur. Une réclamation peut être adressée à la Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou via cnil.fr.

Mineurs

Le service payant est destiné aux personnes majeures ou aux mineurs autorisés par leur représentant légal. Lorsqu’un contenu représente un mineur, l’utilisateur s’assure de disposer des autorisations nécessaires et limite les partages aux destinataires appropriés.

Évolution de la politique

La politique peut être mise à jour pour refléter une évolution du service ou du droit. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs par un moyen approprié avant son entrée en vigueur lorsque cela est requis.